Phiếu nhập hàng bán trả lại

Màn hình cập nhật phiếu nhập hàng bán trả lại

Mô tả các trường thông tin chung - phần trên

Mã khách

Mã khách hàng trả lại, được nhập từ Danh mục khách hàng. Trường này bắt buộc phải nhập.

Người giao

Nếu khai báo trong "Danh mục chứng từ" là có sử dụng trường "Người giao dịch" thì trường này được lấy mặc nhiên từ danh mục nhà cung cấp,nhưng có thể sửa lại.

Mã giao dịch

Tùy thuộc tính chất ứng dụng của người dùng sẽ có lập luận cho mã giao dịch. Nếu cài đặt hệ thống là “Không tách tồn kho sổ sách và thực tế”: Có thể chọn các mã giao dịch:

+ 1 - Hóa đơn kiêm phiếu nhập: Cập nhật tồn kho theo sổ sách và thực tế;
+ 5 – Hóa đơn: Chỉ cập nhật tồn kho theo sổ sách;
+ 6 – Nhập kho:Chỉ cập nhật tồn kho theo thực tế.

Ngược lại, chỉ có các mã giao dịch thuộc “Loại chứng từ” = 1 (Phiếu nhập hàng bán trả lại: Chỉ cập nhật tồn kho theo thực tế).

Chú ý:
Chương trình không kiểm soát ràng buộc giữa mã giao dịch và trạng thái khi lưu chứng từ. Điều này tuy không gây sai số liệu nhưng thể hiện trên chứng từ là không hợp lý. Ví dụ: Chọn mã giao dịch 6 (Nhập kho) và chọn trạng thái "Chuyển số cái".

Tài khoản có

Tài khoản ghi có đối ứng tài khoản hàng bán bị trả lại trong bút toán hàng bán bị trả lại. Trường này bắt buộc phải nhập.
Ngầm định lấy từ danh mục nhà cung cấp tại trường "Tk ngầm định", được phép sửa lại

Số hóa đơn / Ký hiệu / Ngày

Số hoá đơn / Số seri / Ngày lập hóa đơn xuất trả lại do khách hàng lập, dùng để liệt kê trên bảng kê thuế GTGT đầu ra.

Mẫu hóa đơn

Trường “Mẫu hóa đơn” ngầm định lấy từ tham số tùy chọn, cho phép sửa lại.
Chương trình sẽ xét thứ tự ưu tiên để kết xuất lên cột "Ký hiệu mẫu hóa đơn" của báo cáo thuế:

- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” có cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng trường này để lên báo cáo thuế;
- Nếu trường “Mẫu hóa đơn” không cập nhật, chương trình sẽ ngầm định dùng tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu ra ngầm định" trong tham số tùy chọn;
- Nếu tham số "Ký hiệu mẫu số hóa đơn đầu ra ngầm định" trong tham số tùy chọn không khai báo, chương trình sẽ không thể hiện trên báo cáo.

Diễn giải

Diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.

Số chứng từ

Số phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Số phiếu được tăng tự động tùy thuộc vào khai báo trong danh mục các chứng từ, tuy nhiên có thể nhập theo hệ thống số chứng từ đặc thù của từng doanh nghiệp.

Ngày lập / Ngày hạch toán

Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Ngày lập chứng từ và ngày hạch toán có thể khác nhau.

Tỷ giá

Tỷ giá của ngoại tệ nếu theo dõi công nợ ngoại tệ. Sau khi chọn mã ngoại tệ, chương trình sẽ trả lại tỷ giá gần ngày lập chứng từ nhất, tuy nhiên, có thể khai báo lại tỷ giá.

Trạng thái

Trạng thái của chứng từ. Có 3 trạng thái:

- Lập chứng từ: Chưa chuyển vào bất kỳ sổ sách nào;
- Chuyển KTTH: Nếu có chứng từ thuế VAT thì hóa đơn sẽ chuyển vào sổ sách, báo cáo thuế. Nếu là chứng từ liên quan thanh toán theo hóa đơn, sẽ được chuyển vào sổ công nợ chi tiết theo hóa đơn;
- Đã chuyển vào sổ cái: ghi vào tất cả sổ sách liên quan.

Mã thuế

Chọn mã thuế (thuế suất) cho các mặt hàng bán.

Tài khoản thuế

Chương trình ngầm định lấy từ “Danh mục thuế suất” và tài khoản ở phần thông tin chung. Người dùng được phép sửa lại (nếu cần).

Cục thuế

Cục thuế (hoặc chi cục thuế) liên quan đến việc tính thuế của hàng bán theo qui định của Luật thuế giá trị gia tăng. Tuỳ vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp mà có thể cập nhật hoặc không cập nhật tại trường này.
Các mã “Cục thuế” được khai báo tại “Danh mục khách hàng (nhà cung cấp)”.

Lưu ý:
Trường hợp tài khoản thuế là tài khoản công nợ thì mã “Cục thuế” được xem như một đối tượng công nợ và bắt buộc phải cập nhật.

Tổng cộng

Tổng tiền hàng

Tiền thuế

Chú ý: Khai báo “Tính thuế đối với các mặt hàng khuyến mãi” nếu chọn là “Có” thì chương trình sẽ hạch toán thêm phần tiền thuế GTGT đối với các mặt hàng khuyến mãi.

Cập nhật đơn hàng

Tùy chọn xử lý cho phép cập nhật lại đơn hàng về số lượng hàng bị trả lại, nếu người sử dụng chọn tùy chọn này thì chương trình sẽ cập nhật số lượng đặt và trạng thái của đơn hàng bán tương ứng với hàng hóa nhập trả lại.

Mô tả các trường ngăn Chi tiết

Mã hàng

Mã vật tư khách hàng trả lại

Khuyến mãi

Nhập theo hướng dẫn nghiệp vụ từng loại như sau:

0 – Hàng bán: Không khuyến mãi;
1 – Hàng khuyến mãi không chịu thuế: Nhập cho trường hợp có đăng ký hàng khuyến mại với sở công thương nhưng không kèm điều kiện;
2 – Hàng khuyến mãi chịu thuế: Nhập cho trường hợp có đăng ký hàng khuyến mại với sở công thương và có kèm điều kiện, thực chất là giảm giá. (Cách nhập: nhập 2 dòng 1 dòng bán 1 dòng khuyến mãi và chọn loại khuyến mãi = 2);
3 – Hàng cho, biếu, tặng: Biếu tặng không có thuế chỉ nhập 1 dòng.

Ghi chú về hạch toán
- Trường hợp “khuyến mãi” = 1: Hạch toán bút toán ghi nhận chi phí khuyến mãi. Chương trình xử lý: “tài khoản giá vốn” là “tài khoản cp km” (khai báo trong danh mục vật tư) sẽ đối ứng với tài khoản vật tư; (“Tài khoản cp khuyến mãi” để trống, không nhập;
- Trường hợp “khuyến mãi” = 2, 3: Hạch toán bút toán ghi nhận chi phí khuyến mãi gồm giá vốn và thuế đối ứng tài khoản chi phí khuyến mãi. Trường hợp này phải nhập “tài khoản cp km”.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 200/2014/TT-BTC (chi tiết...) - Về thuế GTGT
+ Nếu thực hiện khuyến theo pháp luật về thương mại (có đăng ký hàng khuyến mại với sở công thương) thì không phải tính thuế GTGT đầu ra.
+ Nếu thực hiện khuyến không theo pháp luật về thương mại (không đăng ký hàng khuyến mại với sở công thương) thì phải tính thuế GTGT đầu ra như bán hàng bình thường.
- Về cách hạch toán hàng khuyến mại: Theo khoản 8 điều 23 về Nguyên tắc hàng tồn kho tại Thông tư 200/2014/TT-BTC: Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo thì thực hiện theo nguyên tắc:
+ Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa...., kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn kho vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo);
+ Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm....) thì kế toán phải phân bổ số tiền thu được để tính doanh thu cho cả hàng khuyến mại, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).

Mã kho / Mã vị trí

Mã kho nhập / Vị trí kho nhập hàng trả lại, được nhập trong trường hợp doanh nghiệp có theo dõi tồn kho theo vị trí, khay kệ…thông tin này được trả về tự động từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng nếu số liệu của phiếu nhập hàng bán bị trả lại được chọn lấy từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng. Tuy nhiên, cũng có thể sửaa lại
Ngoài các trường hợp trên, mã kho nhập / vị trí kho nhập được chọn nhập trực tiếp từ danh mục kho / vị trí kho.

Mã lô / Số lượng

Số lô và số lượng của hàng hóa bị trả lại. Thông tin này được trả về tự động từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng nếu số liệu của phiếu nhập hàng bán bị trả lại được chọn lấy từ phiếu xuất hoặc hóa đơn bán hàng.
Ngoài các trường hợp trên, thông tin này được nhập trực tiếp trên màn hình, mã lô được chọn trực tiếp từ danh mục lô.

Giá tb

Tùy chọn xử lý để xác định giá vốn hàng bán cho hàng hóa nhập lại trong trường hợp áp dụng giá nhập lại theo giá vốn xuất kho khi tính giá trung bình. Nếu không chọn tùy chọn này, phải nhập giá trực tiếp trên màn hình.

Giá bán / Tiền / Giá bán (ngoại tệ) / Tiền (ngoại tệ) / Giá vốn / tiền vốn / Giá vốn (ngoại tệ) / tiền vốn (ngoại tệ)

Giá bán, giá vốn, thành tiền phải thu, phải trả và tiền vốn theo đồng tiền hạch toán và loại ngoại tệ hạch toán. Việc nhập những thông tin về ngoại tệ phụ thuộc vào việc chọn mã ngoại tệ trong phần thông tin chung.

Tỷ lệ chiết khấu / chiết khấu

Tỷ lệ chiết khấu ngầm định theo hàng bán trả lại, được phép sửa. Tiền chiết khấu chương trình tự tính từ tỷ lệ chiết khấu và tiền hàng.

Tk trả lại / tài khoản ch.khấu / tài khoản kho / tài khoản giá vốn

Tài khoản hạch toán trong bút toán hàng bán bị trả lại. Các tài khoản này được trả về theo thiết lập trong danh mục vật tư hàng hóa, tuy nhiên, có thể sửa lại tài khoản trả lại, tài khoản chiết khấu và tài khoản giá vốn.

Chú ý:
Nếu nhập tài khoản chiết khấu thì định khoản chiết khấu sẽ hạch toán riêng. Nếu không nhập tài khoản chiết khấu, định khoản doanh thu trả lại sẽ giảm xuống bằng tiền hàng trừ CK.

Hóa đơn/ Dòng / Phiếu xuất / Dòng

Số hoá đơn, số phiếu xuất và số dòng trên hoá đơn hoặc phiếu xuất. Trường này chỉ hiện giá trị nếu phiếu xuất lấy số liệu từ hoá đơn hoặc phiếu xuất.

Vụ việc / Bộ phận / Lsx / Sản phẩm / Hợp đồng / Phí / Khế ước

Các trường thông tin quản lý nâng cao, phụ thuộc vào từng bài toán quản lý thực tế của từng công ty cụ thể.

Mô tả các trường thông tin ngăn “Thông tin khác”

Nhóm hàng

Tên hàng hóa trong bảng kê thuế GTGT đầu ra. Trường hợp không nhập tại trường thông tin này thì chương trình tự động lấy tên của hàng hoá, vật tư có giá trị lớn nhất để lên bảng kê thuế.

Chuyển vào bảng kê thuế đầu vào

Khi chọn chức năng này, chương trình sẽ kiểm tra thông tin và chuyển dữ liệu thuế vào bảng kê thuế đầu vào. Nếu không chọn, mặc nhiên với chứng từ này sẽ được chuyển dữ liệu thuế vào bảng kê thuế đầu ra.

Liên quan cách nhập liệu thuế GTGT đầu ra, xem thêm Cập nhật các hóa đơn GTGT đầu ra

Một số xử lý liên quan

Tạo phiếu nhập hàng bán bị trả lại từ số liệu hóa đơn

Tạo mới phiếu nhập hàng bán bị trả lại, nhấn chức năng “ - Lấy dữ liệu",
chọn chức năng “Lấy số liệu từ hóa đơn”. Chọn hóa đơn, nhập số lượng trả lại, sau đó thoát khỏi màn hình hóa đơn.
Chương trình sẽ tự động cập nhật vào nhập hàng bán bị trả lại những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên.

Tạo phiếu nhập hàng bán bị trả lại từ số liệu phiếu xuất

Tạo mới phiếu nhập hàng bán bị trả lại, nhấn chức năng “ - Lấy dữ liệu",
chọn chức năng “Lấy số liệu từ phiếu xuất bán”. Chọn phiếu xuất bán, nhập số lượng trả lại, sau đó thoát khỏi màn hình phiếu xuất bán.
Chương trình sẽ tự động cập nhật vào nhập hàng bán bị trả lại những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên.

Tạo phiếu nhập hàng bán bị trả lại từ số liệu Phiếu nhập hàng bán trả lại thực tế

Tạo mới phiếu nhập hàng bán bị trả lại, nhấn chức năng “ - Lấy dữ liệu",
chọn chức năng “Lấy số liệu từ Phiếu nhập hàng bán trả lại thực tế”. Chọn phiếu nhập, nhập số lượng trả lại, sau đó thoát khỏi màn hình phiếu nhập hàng bán trả lại.
Chương trình sẽ tự động cập nhật vào nhập hàng bán bị trả lại những dòng hàng hóa đã chọn trong danh sách trên.

Tiện ích chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính

Chương trình cho phép chuyển dữ liệu từ tệp bảng tính, nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công.

Quy trình thực hiện như sau:

- Mở chứng từ;
- Nhấn biểu tượng trên màn hình duyệt, chương trình sẽ tải tệp mẫu để người dùng chuyển dữ liệu vào tệp này;
- Sau khi đã đổ dữ liệu vào tệp bảng tính, để đưa dữ liệu này vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình sẽ tải dữ liệu từ tệp mẫu vào chứng từ.

Về màu sắc liên quan tính chất bắt buộc nhập giá trị trong tệp, đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các chứng từ”, mục "Kết nhập dữ liệu từ bảng tính"