Thao tác chung khi làm việc với chứng từ

Màn hình xem chứng từ

Tất cả các màn hình xem chứng từ đều có một số thao tác chung, bao gồm:

Mới

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Insert” hoặc nhấn nút "” - "Mới” để tạo một chứng từ mới.

Sửa

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + E ” hoặc nhấn nút " ” - "Sửa” để sửa thông tin của một chứng từ đã tạo trước đó.

Chú ý:
- Chương trình sẽ tự động lưu lại giá trị các lần chỉnh sửa chứng từ. Người dùng (quản trị hệ thống) có thể xem báo cáo "Nhật ký thay đổi chứng từ" để tham khảo các lần chỉnh sửa khi cần thiết.

Lưu

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + S” hoặc nhấn nút <Lưu> để lưu chứng từ.

Xoá

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Delete” hoặc nhấn nút " ” - "Xóa” để xoá một chứng từ.

Tìm kiếm chứng từ

Nhấn nút " ” - "Tìm” để tìm các chứng từ cần tìm. Nhập các giá trị điều kiện trong màn hình lọc và thực hiện tìm kiếm.

Chú ý:
- Chương trình sẽ tự động lưu lại các giá trị điều kiện trong màn hình lọc nhằm hỗ trợ người dùng trong trường hợp muốn lọc lại chứng từ với các giá trị điều kiện lọc mới nhưng vẫn muốn sử dụng một số giá trị điều kiện lọc trước đó, khi người dùng nhấn nút tìm kiếm lần tiếp theo thì màn hình lọc sẽ hiện lên các giá trị điều kiện lọc trước đó. Để xoá bỏ các giá trị điều kiện lọc này về trạng thái mặc định người dùng có thể nhấn F5 hoặc truy cập lại chứng từ (thông qua trình đơn);
- Khi thể hiện số lượng chứng từ mặc nhiên, chương trình sẽ xét quyền kho và do chính người dùng hiện hành tạo. Nếu do người dùng khác, phải thực hiện lọc chứng từ;

- Chương trình cho phép lọc các chứng từ theo trường trạng thái (0 - Lập chứng từ, 1 - Chờ chuyển sổ, 2 - Đã chuyển sổ cái và * - Tất cả các trạng thái). Ngoài ra, có thể lọc các chứng từ đã xoá. Với các chứng từ đã xoá thì người chỉ có thể tham khảo hoặc sao chép thành chứng từ mới chứ không thể sửa.

Di chuyển khi xem chứng từ

Để di chuyển từng chứng từ khi xem: nhấp chuột vào biểu tượng "" trên thanh tiêu đề chứng từ để chuyển đến chứng từ tiếp theo.
Tương tự, nhấp chuột vào biểu tượng "" để chuyển đến xem chứng từ trước.

Xem số tiền tổng phát sinh

Phía dưới màn hình lưới dữ liệu chứng từ sẽ xuất hiện tổng số tiền phát sinh của chứng từ. Tiện ích nhằm hỗ trợ người dùng thấy tổng quát tổng số trên màn hình. Khi lọc số liệu làm số lượng chứng từ thay đổi trên màn hình cũng sẽ làm thay đổi số tổng cộng này.

Xem

Đặt con trỏ chuột vào chứng từ cần xem, sau đó nhấn nút " ” - "Xem” để xem thông tin của chứng từ đó. Chương trình cho phép thêm mới hoặc sửa chứng từ.

In

Nhấn nút " ” - "In” để in chứng từ.
Có thể in từ thanh công cụ của màn hình duyệt chứng từ hoặc in từ biểu tượng in phía trên bên phải chứng từ

Tương ứng với mỗi chứng từ sẽ có những mẫu in tương ứng. Ví dụ khi in phiếu chi thì danh sách sẽ như sau:

Để in chứng từ, yêu cầu các máy trạm phải cài đặt chương trình đọc được tệp định dạng Pdf và Xls.

Xem "Chi tiết duyệt"

Trong các màn hình chứng từ có quy trình duyệt, có thể tham khảo chi tiết lịch sử duyệt liên quan đến chứng từ đang chọn. Nhấn vào biểu tượng " - Chi tiết duyệt” trên thanh công cụ của màn hình danh sách chứng từ.

Xem thông tin người cập nhật

Khi muốn xem thông tin cập nhật của chứng từ, nhấn vào biểu tượng phía trên bên phải chứng từ "”

Thông tin thể hiện trong màn hình như sau:

Đánh dấu chứng từ

Đánh dấu chứng từ dùng để sao chép chứng từ sang cơ sở dữ liệu khác. Khi sao chép, chương trình chỉ chọn các chứng từ có đánh dấu để chuyển dữ liệu. Khi lọc chứng từ trong màn hình lọc, cũng có thể chọn lọc tìm theo dấu hiệu này.

Khóa cột

Muốn cố định một số cột nào đó trong màn hình xem, ta sử dụng chức năng này.
Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút " ” - Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.
Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn lại nút "” - Khóa cột.

Xem các chứng từ theo trang

Màn hình xem chia theo trang và được đánh số tự động từ 1 đến n. Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự của trang cần xem. Để xem trang tiếp theo của trang hiện hành nhấn vào nút "”, trở lại trang trước nhấn nút "”. Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự của trang nhấn nút "”

Xem theo số bản ghi của mỗi trang

Chương trình cho phép tạo số bản ghi của mỗi trang. Hiện tại đang mặc định 5, 10, 15, 20, 25. Người dùng sẽ chọn một trong những con số này để tạo số dòng của mỗi trang màn hình xem.

Sao chép chứng từ

Chương trình cho phép tạo bản sao của một chứng từ thành chứng từ khác. Để sao chép một chứng từ thành chứng từ khác với nội dung giống nhau, chọn chứng từ gốc, nhấn biểu tượng - “Chép dữ liệu” để sao chép.
Sau khi sao chép, ta có thể chỉnh sửa nội dung hoặc thêm, xóa các dòng chi tiết. Sau khi hoàn tất nội dung dữ liệu chi tiết, nhấn lưu chứng từ.

Người dùng có thể thực hiện thao tác này tại màn hình danh sách chứng từ, hoặc khi đang ở chế độ màn hình xem một chứng từ cụ thể. Tại màn hình danh sách chứng từ, nhấn biểu tượng - “Chép dữ liệu” trên thanh công cụ của màn hình danh sách.

Tại màn hình xem chứng từ, nhấn biểu tượng - “Chép dữ liệu” trên thanh tiêu đề.

Chức năng lọc

Người sử dụng có thể giới hạn hiển thị số lượng dòng trên màn hình theo điều kiện lọc lựa chọn.
Trong màn hình số liệu, nhấn trái chuột vào thanh tiêu đề của một trường bất kỳ tại vị trí "", nhấn chọn nút "lọc" -

Chú ý
Chức năng này chỉ có hiệu lực, khi có ít nhất 1 lần lọc số liệu (nhấn biểu tượng - “Tìm”, xem "Tìm kiếm chứng từ")

Có thể thực hiện nhanh hơn bằng cách nhấn chọn nút "Lọc..." - (trên hàng tiêu đề cột của màn hình dữ liệu, phía bên phải tiêu đề). Sau khi màn hình như hình dưới xuất hiện, tiến hành nhập điều kiện lọc. Ví dụ trong hình sau minh họa thao tác lọc "Người tạo".

Nhập biểu thức điều kiện lọc, điều kiện có thể được chọn theo: bằng (=), lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng hoặc dùng ký hiệu % để thay thế cho một hay một chuỗi ký tự cần lọc.

Bảng hướng dẫn cách lọc tìm cơ bản

Hướng dẫn các trường hợp lọc tìm kết hợp

Ví dụ: (cặp ngoặc vuông chỉ dùng để biểu diễn ví dụ, giá trị nhập tìm không bao gồm chúng)
- Bắt đầu là 1 hoặc bắt đầu là 2 hoặc bắt đầu là a: Nhập [1, 2, a];
- Bắt đầu là 1a hoặc bằng chính xác 2b: Nhập [1a, =2b];
- Bắt đầu là 1a hoặc khác 2b: Nhập [1a,!=2b] hoặc nhập[1a,!2b];
- Bắt đầu là 1 và khác 131: Nhập [1,<>131]: ;
- Lớn hơn 1 và nhỏ hơn 3: Nhập [>1, <3];
- Lớn hơn 1 và khác 131: Nhập [>1, !=131]…

mẹo:
- Với những biểu thức không gồm toán tử >, >=, <, <=, <> nhưng phải kết hợp diều kiện "Và". Ví dụ: không chứa khoảng trắng và không là các bản ghi rỗng: Nhập: [!%khoảng trắng%,>khoảng trắng]
- Với kết hợp điều kiện "Và" nhưng trong đó có biểu thức cho kết quả rỗng, thì phải để kết biểu thức này ở sau. Ví dụ: Tìm các bản ghi bắt đầu là 1a hoặc rổng: Nhập [1a,= dấu cách]. Nếu nhập [= dấu cách, 1a] sẽ cho kết quả sai.

Lưu ý khác:
- Ký tự * sẽ tương tự như ký tự %, chỉ khác là khi chọn dấu * thì khi chọn lại sẽ bỏ dấu * đi
- Ký tự <> và != gần như giống nhau, chỉ khác khi gõ để kết hợp các điều kiện "và" hay "hoặc".

Để bỏ lọc, nhấn trái chuột vào vị trí "", chọn biểu tượng "", hoặc từ tiêu đề trường, nhấn trái chuột vào vị trí biểu tượng "", trường đã lọc quay lại trạng thái ban đầu khi chưa lọc.

Chức năng lọc nhanh trên màn hình

Chức năng này cho phép nhập điều kiện lọc trực quan trên các cột dữ liệu. Khu vực nhập điều kiện lọc như hình minh họa:

Với các trường ngày tháng, khi nhấn - , sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị.

Với các trường khác, khi nhấn - "*", sẽ xuất hiện màn hình lọc theo các toán tử như hình dưới. Chọn bằng cách nhấn vào biểu tượng của toán tử và nhập giá trị.

Chú ý:
- Sau khi nhập điều kiện, nhấn phím "enter" để thực hiện;
- Để bỏ điều kiện, nhấn chuột vào - ;
- Với trường ngày tháng có định dạng "dd/mm/yyyy hh:mm:ss" nên không thể nhập chính xác để lọc, do đó, để lọc ngày "d" sẽ nhập ">= d, < d+1";
- Khi lọc nhanh số liệu, số dòng thay đổi cũng sẽ làm thay đổi số tổng cộng.

Ngăn thông tin ghi chú

Dùng để dùng để chia sẻ thông tin và tương tác với những người dùng khác, cho phép người sử dụng có thể khai thác các tính năng:

Nội dung ghi chép tuỳ thuộc người dùng áp dụng.

Phần này được sử dụng chung cho tất cả người dùng, mọi người có thể cập nhật thông tin vào, chương trình không xử lý phân quyền chức năng này.

Lưu ý:
- Với chức năng nhập ghi chú, khi chứng từ đã bị xoá vẫn có thể nhập nội dung;
- Những thông tin mang tính chất riêng tư không nên đăng trên chức năng này;
- Chỉ người dùng có quyền "quản trị" mới xóa các nội dung của người khác; Với người dùng thông thường, chỉ xóa các nội dung do người dùng đó tạo ra;
- Khi xóa 1 dòng nội dung thì các nội dung "trả lời" cũng bị xóa;
- Khi xem vẫn cho nhập nội dung, kể cả không có quyền sửa chứng từ. Những người dùng có quyền truy nhập vào chứng từ có thể tham gia viết;
- Khi có nhiều nội dung viết, muốn xem các nội dung bị che khuất, nhấn "Xem thêm...";
- Sau khi nhập đoạn văn bản, chèn hình ảnh...phải nhấn "Gửi nội dung", nếu không, khi thoát chứng từ, các nội dung sẽ không được lưu.

Ngăn thông tin Tệp đính kèm

Chương trình cho phép tải tệp đính kèm vào chứng từ. Để tải lên, nhấn biểu tượng để chọn tệp. Để tải xuống, nhấn biểu tượng . Để xóa tệp khỏi chứng từ, nhấn biểu tượng .
Tổng dung lượng các tệp là khoảng 10Mb, dung lượng lớn nhất từng tệp có thể khai báo. (Tham khảo nhân viên tư vấn để sử dụng chức năng này hiệu quả).

Màn hình chi tiết chứng từ

Tất cả các màn hình chi tiết chứng từ đều có một số thao tác chung, bao gồm:

Thêm dòng

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl+Insert” hoặc nhấn nút "” - "Mới” để tạo một dòng chi tiết mới.
Một phương pháp khác để thêm dòng chi tiết là nhấn phím "enter" khi con trỏ đang ở cột cuối cùng của lưới chi tiết. Trong tình huống này, chương trình sẽ tạo 1 dòng trống ngay dưới dòng chi tiết vừa nhập.

Chú ý
- Tại cột đầu tiên của dòng mới chèn thêm theo phương pháp sau, nếu nhấn tiếp phím "Tab", chương trình sẽ xóa dòng trống mới tạo và con trỏ sẽ nhảy xuống vị trí kế tiếp;
- Hoặc nếu nhấn tiếp tổ hợp "Ctrl+S", chương trình sẽ xóa dòng trống mới tạo, con trỏ sẽ nhảy xuống vị trí của nút "Lưu" và thực hiện lưu chứng từ;
- Hoặc nếu nhấn tiếp chuột vào nút lưu thì xóa dòng và lưu;
- Khi con trỏ đã chuyển qua cột đầu mà không thuộc 3 sự kiện trên, thì khi trở ngược lại cột này, thì 3 sự kiện trên không còn hiệu lực;
- Với các chi tiết chứng từ không được thêm dòng chi tiết, 3 sự kiện trên cũng không xảy ra;
- Với các chi tiết chứng từ được thêm nhưng mất hiệu lực trong một số trường hợp đặc biệt, thì trong những trường hợp này, 3 sự kiện trên cũng không xảy ra.

Xoá

Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Delete” hoặc nhấn nút " ” - "Xóa” để xoá một dòng chi tiết.

Chuyển lên / chuyển xuống

Nhấn nút " ” - "Chuyển lên” (""- "Chuyển xuống") để đẩy một dòng chi tiết lên vị trí cao hơn trong lưới.

Nhân dòng

Nhấn nút "" - "Nhân dòng" để sao chép một dòng chi tiết.

Khóa cột

Muốn cố định một số cột nào đó trong chi tiết, ta sử dụng chức năng này. Đặt con trỏ chuột tại cột cần cố định, nhấn nút " " - Khóa cột. Lúc này khi kéo thanh cuộn ngang thì các cột từ cột 1 đến cột cần cố định sẽ được cố định lại, không bị kéo đi theo thanh cuộn ngang đồng thời cũng không chỉnh được độ rộng của các cột này.
Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột đã khóa, nhấn lại nút "" - Khóa cột.

Thao tác trong các chức năng xử lý

Chọn hoặc bỏ chọn nhiều dòng

Để chọn tất cả hoặc bỏ chọn tất cả các dòng trong chức năng xử lý, nhấn luân phiên "- Chọn". Các chức năng sau đây dùng loại xử lý này:

Kế thừa dữ liệu từ bước quy trình trước trong các chứng từ quy trình:

Nhấn chuột vào biểu tượng " - "Lấy dữ liệu" trên lưới chi tiết, sau đó chọn quy trình bước trước cần lấy, nhấn tìm kiếm chứng từ "".
Để chọn kế thừa dữ liệu từ một chứng từ cụ thể, nhập trực tiếp số chứng từ bước quy trình trước hoặc nhấn truy tìm chứng từ . Sau đó nhập số liệu cần thiết (tùy từng quy trình) và trở về chứng từ hiện tại.
Để chọn kế thừa dữ liệu từ nhiều chứng từ, tại bước tìm kiếm chứng từ (sau khi nhấn "") không nhập số chứng từ bước quy trình trước (để trắng), chương trình sẽ liệt kê các phiếu với các dòng chi tiết cần kế thừa.

Tiện ích tạo lô tự động trong chứng từ

Nếu vật tư có chọn “Theo dõi lô” (khai báo trong danh mục vật tư) thì người dùng có thể cập nhật lô trong màn hình “Danh mục lô” này. Ngoài ra, mã lô có thể khai báo thông tin trực tiếp khi nhập liệu trên các chứng từ:

Nếu vật tư có chọn “Theo dõi lô” và có tùy chọn “Cho phép tạo lô ngay khi nhập” (khai báo trong danh mục vật tư) thì chương trình sẽ lấy mã lô tự động trong tham số tùy chọn “Mã lô tự động” để gán vào lô trên chứng từ.

Khi làm việc với chứng từ, kích vào biểu tượng - “tạo lô tự động” này để mở màn hình “Cập nhật danh mục lô”, phần nội dung chỉ thể hiện các dòng trong “Chi tiết” thỏa điều kiện: vật tư có khai báo “Tự động tạo mã lô” và thông tin mã lô hiện nhập trong chi tiết đang thể hiện không đúng. Trường hợp “Chi tiết” chưa nhập thì tự động sinh ra mã lô theo nguyên tắc khai báo trong “tham số tùy chọn”;
Nguyên tắc tạo lô tự động theo cấu trúc tham số “Mã lô tự động”: Chương trình qui định 4 ký tự đặc biệt “d,m,y,#”, tương ứng:

Các ký tự dmy phải là chữ thường, nếu là chữ in hoa thì chương trình sẽ hiểu đó là ký tự tạo mã, không phải ký tự thay thế.

Ví dụ:
LO.ddmmyyyy.## -> Sáng ngày 15/10/2012 làm phiếu nhập kho -> Lô tự động được sinh ra là “LO.15102012.01”. Chiều ngày 15/10/2012 làm tiếp thêm một phiếu nhập kho -> Lô tự động được sinh ra là “LO.15102012.02”,...

Các thông tin liên quan khác:
- Ngày nhập: ngầm định lần đầu khi thêm mới, lấy ngày lập chứng từ, cho phép sửa lại;
- Tên lô: ngầm định tạo: Lô + mã lô + [ngày nhập] + ngày lập chứng từ”, cho phép sửa lại;
- Ngày sản xuất ngầm định bằng “Ngày nhập”, cho phép nhập vào;
- Hạn sử dụng: ngầm định lấy “Ngày nhập + Vòng đời sp” (nếu “Kiểu lô” = 1 – Tính theo ngày nhập);
- Ngày bảo hành: ngầm định lấy ngày nhập + thời gian bảo hành, cho phép sửa lại.

Lưu ý:
Khi chương trình đã tạo lô, người dùng chấp nhận tại màn hình tạo lô thì xem như lô đã được tạo trong danh mục, cho dù chứng từ chưa được lưu. Vì vậy, trong trường hợp nhập lại chứng từ còn dang dở, yêu cầu nhập thủ công lại mã đã tạo, nếu tiếp tục tạo mã lô, sẽ tạo ra mã khác, tạo rác cho hệ thống.

Kết nhập dữ liệu từ tệp excel

Chương trình cho phép đưa dữ liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu trong một số trường hợp đặc biệt. Quy trình thực hiện như sau:

Kiểu sao chép

Nếu chọn "1 - Chép đè", chương trình sẽ xóa chứng từ trong hệ thống và kết nhập lại theo số liệu trong tệp.

Chú ý:
Sao chép đè chỉ thực hiện được cho các chứng từ có nguồn gốc kết nhập từ bảng tính. Bản chất việc chép đè là xóa các chứng từ và kết nhập lại, nên sẽ không thực hiện được nếu các chứng từ cần chép đè thuộc trong các trường hợp sau đây:
- Thiếu quyền người dùng: bao gồm quyền sửa/xóa theo chức năng, quyền sửa/xóa theo đơn vị, quyền sửa/xóa của người dùng khác, quyền kho, quyền chuyển sổ cái (người dùng không có quyền chuyển sổ cái thì không được xóa chứng từ ở trạng thái đã chuyển sổ cái);
- Chứng từ liên quan thanh toán công nợ chi tiết theo hóa đơn;
- Chứng từ có tham gia quy trình lấy số liệu cho các bước trước/sau;
- Chứng từ đã phát hành hóa đơn điện tử.

Khi dữ liệu sai

1 - Hiện thông báo: Chương trình sẽ trả về thông báo lỗi với lỗi đầu tiên chương trình phát hiện;
2 - Hiển thị nội dung chi tiết: Chương trình sẽ trả về danh sách tất cả các lỗi trực tiếp trên thông báo;
3 - Tải tệp về: Chương trình sẽ trả về danh sách lỗi với tệp bảng tính được kết nhập, những ô có lỗi sẽ được tô màu sậm và kèm chú thích để người dùng sửa trực tiếp.

Chương trình sẽ thông báo lỗi trong 1 số trường hợp sau:
- Dữ liệu các cột chứa mã các đối tượng liên quan không có trong các danh mục hiện có. Tài khoản không có trong các danh mục tài khoản hoặc tài khoản tổng hợp. Trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;
- Các trường hợp buộc nhập số liệu nhưng lại để rỗng (đơn vị, số chứng từ, ngày chứng từ...);
- Dữ liệu chuỗi dài quá độ rộng cho phép (độ dài tối đa khi nhập liệu thủ công);
- Dữ liệu có kiểu không hợp lệ (ví dụ: 1,0 hoặc có/không), trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ.

Một số quy luật chung liên quan kết nhập dữ liệu từ bảng tính:
- Một trường không buộc nhập khi nhập liệu thông qua màn hình thì cũng không buộc nhập trong tệp;
- Một trường mã nếu được kế thừa hoặc trả về giá trị khai báo mặc nhiên thì không cần phải nhập trong tệp, nhưng nếu nhập thì phải tồn tại trong danh mục tương ứng;
- Trường hợp có quyền đơn vị A, không có quyền đơn vị B, khi truy nhập vào A để kết nhập số liệu cả 2 đơn vị thì chương trình không cho phép (cảnh báo);
- Chương trình xét trùng số chứng từ theo trường ngày và số chứng từ, trong trường hợp trường ngày và số chứng từ nhưng khác đơn vị, phải tách thành tệp khác nhau cho từng đơn vị;
- Với kết nhập chi tiết chứng từ, người dùng phải có ít nhất quyền mới hoặc sửa chứng từ, nghĩa là phải ờ trong chế độ mới hoặc sửa chứng từ;
- Các trường tên trong danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình sẽ tự cập nhật lại

- Một số chứng từ có các trường phụ thuộc vào tham số hệ thống (ví dụ như theo dõi lô vật tư, vị trí kho, đối tượng giá thành theo đơn vị,...) thì tệp dữ liệu mẫu sẽ có số lượng cột tùy biến;
- Với các chứng từ theo dõi theo đơn vị, nghĩa là khi thêm mới đã xác định ngay đơn vị, thì các trường danh mục theo sau, nếu có theo dõi theo đơn vị thì sẽ được tham chiếu đến cột đơn vị (khi thêm mới). Xem thêm tại "Quản lý quyền truy nhập danh mục theo đơn vị".

Với kết nhập hàng loạt, chương trình cho phép lựa chọn trạng thái cập nhật khi tải dữ liệu, người sử dụng cần phải được phân quyền tương ứng:
0. Lập chứng từ: có quyền "Mới";
1. Nhập kho: có quyền "Mới" và "Nhập kho";
2. Chuyển KTTH: có quyền "Mới" và "Chuyển KTTH";
3. Chuyển sổ cái: có quyền "Mới" và "Chuyển sổ cái".

Trong tệp mẫu bảng tính (excel), có quy định về màu sắc liên quan tính chất bắt buộc nhập giá trị, chi tiết như sau:

Một số ví dụ minh họa về các trường hợp tự trả về giá trị mặc nhiên:
- Mã kho, tài khoản vật tư được mặc nhiên theo danh mục vật tư. Riêng mã vị trí không được mặc nhiên;
- Nếu mã kho là kho đại lý, tài khoản vật tư trong các trường hợp trả về sẽ thay thế bởi tài khoản đại lý;
- Tài khoản khách hàng, nhà cung cấp sẽ trả về theo danh mục khách hàng, nhà cung cấp. Riêng các trường có thể thay đổi theo từng giao dịch như đối tác, nhân viên bán hàng,...sẽ không được mặc nhiên khi kết nhập;
- Trường hợp được mặc nhiên từ nhiều nguồn, sẽ ưu tiên cho nguồn cuối cùng theo thứ tự khi nhập liệu qua màn hình. Ví dụ như trường hợp tài khoản trả về từ mã khách, nhưng sau đó lại được trả về từ mả nhập xuất, thì khi kết nhập sẽ trả về từ mã nhập xuất;
- Khi nhập các chứng từ thuế VAT, ký hiệu mẫu hóa đơn đầu vào/ra ngầm định từ tham số tùy chọn;

Một số ví dụ minh họa:
1. Mã khách hàng, mã vật tư,...trong những trường hợp bắt buộc nhập nhưng không được các đối tượng khác trả về giá mặc nhiên nên sẽ được đánh dấu màu đỏ;
2. Tên khách hàng, tên vật tư,... hầu hết được lấy ngầm định, không cần nhập nên đánh dấu bằng chữ xám mờ;
3. Tài khoản công nợ, nếu không nhập thì lấy ngầm định trong danh mục khách hàng, nhưng cũng có thể không khai báo ngầm định nên trường này sẽ được đánh dấu sao màu cam;
4. Khi nhập liệu vật tư có theo dõi lô, chương trình bắt buộc nhập mã lô nên trong tệp mẫu trường này sẽ đánh dấu màu cam;
5. Mã kho màu cam do nếu để trống thì lấy ngầm định từ danh mục vật tư;
6. Tài khoản vật tư, nếu không nhập thì lấy ngầm định trong danh mục vật tư, và danh mục vật tư đã bắt buộc nhập. Trường hợp này luôn luôn được mặc nhiên giá trị, nên chỉ đánh dấu màu đen.

Ghi chú khác về kết nhập số liệu từ bảng tính:
- Khi đã khóa số liệu hệ thống, khóa theo đơn vị hoặc khóa số liệu theo chứng từ (có ngày khóa sau ngày bắt đầu nhập liệu) thì không thể chuyển dữ liệu;
- Nếu cột Mã nt không cập nhật thì không nhập trường tỷ giá;
- Có thể tải dữ liệu cho nhiều đvcs. Tuy nhiên, khi trùng đồng thời số chứng từ, ngày chứng từ thì chương trình sẽ cảnh báo, không cho phép tải một lần mà phải tải nhiều lần giữa các đvcs khác nhau;
Nếu đã khóa số liệu theo đơn vị hiện thời, chương trình sẽ báo ngay khi nhấn biểu tượng . Nếu đã khóa số liệu theo đơn vị khác hiện thời, chương trình sẽ báo khi xử lý tệp, trong trường hợp này, chương trình sẽ chỉ rõ địa chỉ ô không hợp lệ;
- Chỉ kiểm tra trùng chứng từ (nếu tồn tại số chứng từ), không kiểm tra chi tiết theo các tham số khác trong danh mục chứng từ;
- Muốn cập nhật chi tiết nhiều dòng cho một chứng từ, thì người dùng nhập liệu nhiều dòng trong bảng tính có cùng số chứng từ và ngày chứng từ, trong trường hợp đó, chương trình sẽ kết nhập thành một chứng từ tương ứng;
- Các trường tên trong danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình sẽ tự cập nhật lại;
- Không hỗ trợ các tệp bảng tính chứa macro;
- Bảng tính có phiên bản 2007 trở lên.

Các lưu ý khác

Xét quyền trong thao tác chứng từ

Tương ứng với chức năng phân quyền theo chức năng và phân quyền theo đơn vị cơ sở, việc thao tác với chứng từ cũng sẽ ảnh hưởng theo.

Tăng số chứng từ tự động

Số chứng từ sẽ được tạo mới, tiếp theo quyển chứng từ hiện tại trên phiếu nơi con trỏ đang đứng, nếu không dùng hoặc không chọn quyển thì mặc nhiên sẽ tăng theo khai báo trong danh mục chứng từ.

Tìm kiếm danh điểm

Để tìm kiếm 1 mã danh điểm, nhập 3 ký tự, chương trình sẽ xem danh mục để chọn.

Chương trình sẽ tìm trong bộ mã trước tiên, ví dụ nếu nhập "KH0" thì những mã sau (giả định đã tồn tại) sẽ thể hiện: KH0 A01, AB KH0 A04, XX KH0 ,
Tiếp sau, nếu không tìm thấy trong bộ mã, chương trình sẽ tìm trong trường tên của danh mục miễn có chứa cụm từ "KH0".
Trong trường hợp không tìm thấy danh điểm, có thể nhấn trỏ vào hình kính lúp " " để mở màn hình tìm kiếm.

- Nếu không nhớ rõ cấu trúc mã và không nhớ tên thì nên tìm theo thì nên tìm theo cách tìm nhanh, tức là nhấp vào biểu tượng kinh lúp "" sau đó nhập ký tự cần tìm vào ô "Tìm nhanh".
- Nếu biết rõ cấu trúc mà không nhớ tên thì nên tìm theo cách lọc trường, tức là sau khi nhấn vào biểu tượng kinh lúp "", nhấn tiếp vào biểu tượng "" trong trường mã và nhập ký tự tìm kiếm.

Quản lý quyền truy nhập danh mục theo đơn vị

Chương trình xét quyền theo đơn vị cơ sở khi nhập liệu các bộ danh mục. Người dùng chỉ có thể làm việc với các mã danh mục có gán đơn vị được quyền, hoặc tham chiếu quyền truy nhập thông qua một trường ràng buộc nào đó trong danh mục.
Chi tiết đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về danh mục”, phần "Quản lý quyền truy nhập danh mục theo đơn vị"

Chức năng kiểm tra tồn tại

Nếu nhập mã mà trên màn hình xuất hiện các đường kẻ chân danh điểm, có nghĩa là chưa có trong danh mục. Trường hợp đó, nên kiểm tra lại các ký tự đã nhập.

Lưu ý:
01. Có thể thêm mới danh điểm ngay trong màn hình tìm kiếm (Xem "Thêm mới trong các màn hình tìm kiếm” trong "Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”)
02. Có thể lọc tiếp trên kết quả đã lọc: ví dụ đã lọc theo mã vật tư, có thể lọc tiếp theo mã kho, mà vị trí…cho đến khi tìm được kết quả như yêu cầu.
03. Để chức năng kiểm tra tồn tại danh điểm hoạt động, cần loại bỏ chức năng kiểm tra chính tả của trình duyệt.

Thao tác các trường ngày tháng

Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng. Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng hoặc nhấn vào đấu hiệu này để chọn ngày thích hợp.

Trong cửa sổ ngày tháng, chỉ chọn được ngày. Nếu chọn tháng có thể kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải. Trong trường hợp chọn trong nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình sẽ cho chọn năm. Sau khi chọn năm, chương trình sẽ cho chọn tháng. Như vậy, từ vị trí ngày tháng năm, ta có thể chọn theo thứ tự sau:
01. Ngày tháng năm
02. Tháng năm
03. Năm-10 năm
04. Tháng năm
05. Ngày tháng năm

,

Tính toán trong các trường số

Chương trình cho phép tính toán đơn giản giữa các số, đặt con trỏ tại trường số nhấn các phép toán "+ - x /” để kích hoạt chức năng máy tính, khi được số cuối cùng, nhấn enter.

Co dãn đối tượng

Chương trình cho phép co dãn màn hình, các trường trong lưới để dễ nhìn hơn.

Thu/Phóng màn hình chứng từ

Chương trình cho phép thu phóng màn hình từ kích thước chuẩn lên toàn màn hình hoặc ngược lại. Nhấp chuột 2 lần liên tục vào thanh tiêu đề chứng từ để thu/phóng.

Phím tắt

Chương trình hỗ trợ thao tác phím tắt (các phím tắt được nhận biết bằng dấu hiệu gạch dưới của nhãn tiêu đề) bằng cách nhấn tổ hợp phím [Alt + phím tắt] như sau:

Hướng dẫn chỉnh phím tắt với trình duyệt Firefox: sử dụng [ALT] thay vì [Alt] [Shift]
Chỉnh sửa thông số cấu hình để đổi phím tắt [ALT] thay vì [Alt] [Shift] như sau:
1. Mở trình duyệt Firefox, gõ chuỗi "about:config" vào thanh địa chỉ của trình duyệt Firefox;
2. Tìm cụm từ ui.key.generalAccessKey;
3. Sửa giá trị của biến này từ -1 thành 18;
4. Tắt trình duyệt đi mở lại.

Tham khảo sự khác nhau trên các trình duyệt